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项目计划忽略时间因素企业信息化品尝苦果

发布时间:2020-07-21 18:39:07 阅读: 来源:复合硅酸盐板厂家

摘要:企业做信息化项目计划的时候往往会忽视时间。但是,在项目后续的实施过程中却需要为此买单。这是因为在信息化项目计划的时候,没有考虑到时间对于项目进程的影响,从而人为增加了

关键词:项目计划企业信息化

我们在做信息化项目的时候住住会忽略时间的影响,很多企业就是因为在信息化项目计划的时候,没有考虑到时间对于项目进程的影响,从而人为增加了信息化项目推动的困难……

时间,一个看起来不怎么起眼的家伙,我们在做信息化项目计划的时候往往会忽视它。但是,在项目后续的实施过程中,我们企业往往需要为此买单。就是因为在信息化项目计划的时候,没有考虑到时间对于项目进程的影响,从而人为增加了信息化项目推动的困难。

在信息化项目计划中,为什么时间因素这么重要?到底需要注意哪些时间的影响?请听笔者慢慢道来。

一、 跨年度实施信息化项目是一个大忌

在年末实施信息化项目,特别是跨年实施。也是一个比较忌讳的时间。一方面,年假一般比较长,从十天到半个月不等。在这段时间中,员工很可能把前期的项目培训内容忘个一干二净。因为没有实际操作,而光凭培训所取得的知识,很容易忘掉。另一方面,在年底的话,大家扪心自问,有多少员工会坚持到最后。企业员工要么会提高请假回老家,要么会在那边算日子还有几天放假。在这种人员结构不争气、人心涣散的情况下,实施信息化项目,其效果能够好到哪里去呢?

所以,笔者在信息化项目计划的时候,一般都不跨越年度。

若信息化项目在年底不能够实施完成的话,则考虑看看是否能够在年初开始。或者能够把进度赶一下,在年底之前把项目完成。总之一句话,不要让信息化项目在企业中过年即可。

如笔者以前在企业中负责一个OA项目的时候,就差一点让这个办公自动化项目在企业中过年了。那时候,本来计划的好好的,可以在年底之前把OA项目上上去。但是,因为在中途企业管理层出了点事情,所以,不得不把OA项目顺延了一个月。如此的话,在年底之前若把OA上上去的话,时间就比较紧张,因为我们公司的 OA系统中还集成了工作流管理的相关功能,所以项目周期相对来说比较长。后来没有办法,一方面只要利用周末休息的时间加班加点,另一方面,调整工作流的相关管理功能,现让其实现主要流程的管理。如此调整之后,终于在放年假之前的半个月把OA系统上上去了,还有半个月的时间用来巩固项目的成果。如此的话,年假过后员工来上班的时候,对这个OA系统还是有比较深刻的记忆,不会忘得一干二净。

二、 领导换届过程中实施信息化项目,不好

在战场上,最忌讳的就是临阵换将。而在信息化项目的实施过程中,最忌讳的也就是换领导了。我们知道,很多的信息化项目,都是一些牵涉范围比较广的。这些项目的话,基本上都是一把手工程,需要一把手的鼎力支持。但是,若在项目的实施过程中,经常换领导,特别是企业一般手或者信息化项目负责人,这对于项目的影响往往是致命的。

如前不久,笔者的一位朋友就为这个问题在困扰着。笔者朋友是一家大型酒店的信息化负责人,他们的CRM项目刚上到一半,很不幸,就换了一个总经理。俗话说,新官上任三把火,新老总一上任之后,就开始着手部署自己的管理方式。由于管理方式的变化,各个部门为了配合领导,所以,不得不先把CRM项目放在一边。如此,这个项目就整整的停顿了半年以上。如要在重新开始的话,则可能很多基础性的工作,如项目培训、流程梳理、基础数据整理等工作都需要从头开始了。

可见,若在信息项目的实施过程中,领导换届对项目的影响有多大了。不过在大部分时候,领导的更换我们这些小罗罗是没有多大决定权的。不过,我们在信息化项目规划的时候,可以关注一下这方面的内容。

如当领导的任期快要到期的时候,那就不要再费心的去争取什么信息化项目了。有些人比较“狡猾”,希望在领导快离职的时候,去找领导签字,以为领导要走了,审核不会很严格,必要容易签字。这也确实是事实。但是,很多新领导上任后,会把这些已经审核但是还没有上马的项目否定掉,以显示自己的权威。如此的话,我们前期的准备工作也就都泡汤了。

如在做信息化计划的时候,需要把项目的结束日期最好定义在领导离任之前,而不要跨越领导的任期。因为领导换人毕竟不是下面的一个小罗罗换人,对于企业的影响是非常深远的;而且,领导的过渡期也往往需要几个月时间。这往往会影响信息化项目的实施。所以,在作信息化项目计划的时候,需要避免这种情况。

如在领导突然离职时,则最好调整信息化项目的计划,赶在其离职之前把项目上上去。一般来说,企业老总的离职业至少需要提前三个月告知。所以,当我们知道领导的离职意向时,就需要调整我们信息化项目的计划,争取在老总离职之前,先把信息化系统上上去,去的一个阶段性的成果。

总之,作为企业的信息化项目负责人,要尽量避免一个信息化项目夸越两届领导。

三、 企业生产经营旺季开展信息化项目,不顺

若把企业的信息化项目实施的时间放在企业的生产经营旺季,那会如何呢?很可能企业从上到下,就被我们这个项目搞得个鸡犬不宁。我们都知道,现在很多信息化项目,所牵涉的范围都比较广,而在企业生产经营旺季,出于成本的考虑,企业也往往不扩员,不然在淡季的时候如何养这批人呢?所以,在旺季的话,员工的工作一般都会明显的变得忙碌起来。在这种情况下,若我们开始实施信息化项目,那么不是火中加油、忙上添乱吗?而且,有可能我们还会成为员工的出气筒,他们把工作中遇到的一些问题都拿我们项目来出气。这绝不是危言耸听。

在做信息化项目计划的时候,对于企业生产旺季的影响,笔者认为该注意以下几个方面。

一是部门旺季与生产旺季的区别。有时候,由于部门性质的不同,部门的旺季跟企业整个生产经营旺季有所不同。如财务部门除了平时的旺季之外,在阳历年底年初还会特别的忙。而对于其他部门来说,元旦前后则是比较空闲的时候。所以,在实施财务信息化管理系统的时候,就不能放在这个时间,虽然此时其他部门有比较充足的时间,可以提供比较好的配合。但是,此时,财务信息化项目管理的主角没有足够的时间参与到信息化项目中去,仍然是不行的。所以,在考虑部门化的信息化项目时,如进销存管理、生产计划管理等部门级别的信息化管理软件的时候,要特别注意部门旺季与企业旺季的不同。最好在制作信息化项目计划的时候,先听听项目主角的建议,了解清楚淡旺季的情况,不要简单的认为,企业旺季就是部门的旺季;企业比较空闲,部门也一定闲。

二是在企业进入旺季之前,最好能够给系统一到三个月的过渡期。如五金企业,一般是8月份进入旺季。如果五金企业准备上ERP项目的话,则最好不要安排在7 月底上线。虽然没有在企业旺季的时候推行信息化项目,但是,因为7月底用户对于ERP系统可能还不是特别的熟悉,在操作起来的时候,会有些失误;而且 ERP系统往往要求在上线的初期执行手工作业与系统作业并行的策略。如此的话,就会成倍的增加员工的工作量,这会使得员工本来工作都已经饱和的他们,负担更加的重;企业由于对于系统不熟悉造成的疏漏,会使他们的工作忙上添乱。所以,企业信息化项目负责人需要根据项目的复杂程度不同,让其能够在企业进入生产经营旺季之前,让企业员工有足够的过渡时间,从而让系统能够实现平缓的过渡。

在信息化项目计划的时候,除了考虑这些时间因素之外,还需要考虑额外的一些情形。如某些企业可能每年都会去参加广交会,则若把CRM项目计划放在广交会的时候实施的话,显然不合适,需要调整项目的时间计划。如有些企业,六月份虽然是淡季,但是需要进行年中的盘点。若能够把ERP项目赶在这个时间之前上线的话,则年中盘点的数据ERP系统可以直接拿来用,这就可以避免后续再进行重复的盘点了。因为我们在ERP项目上线的时候,需要精确的库存数据。而且为了保障系统数据的准确性,我们也要求在ERP项目的初期,能够加大库存盘点的频率等等。所以笔者认为,信息化项目规划中若把时间因素考虑进去,则就是一门比较深的学问了。若没有充分的信息化项目管理经验,则很少有人能够全面的考虑这些因素的影响。

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